所有在籍研究生在学期间出国（境）从事学术科研活动的，均需至少提前3周线上办理《北京理工大学学生出国（境）证明》。具体流程如下：

一、办理方式：线上申请、审批；线下领取证明及报销

二、线上地址：研究生教育系统（gms.bit.edu.cn）

三、线下领取证明地址：

中关村校区：研究生教学楼一层教师服务大厅北侧外事服务区

良乡校区：学生服务中心一层教师服务大厅（每周二）

四、线上办理流程：

线上办理出国（境）共分为“报名审批”→“出国（境）审批”→“回国（境）管理”三步。

（一）报名审批

根据出国（境）事由选择“国家公派申请”和“学校公派申请”两类。

（1）国家公派申请

根据申报国家公派项目的留学身份（联合培养博士、联合培养硕士、攻读博士学位、攻读硕士学位、博士后（应届博士）、国际组织实习）选择相应标签页进行填报，并上传附件。按照系统流程的要求完成导师、学院、研究生院的审批。

根据当年学校发布的国家公派研究生项目通知的要求，申请人需同时完成其他国家公派项目要求的申报手续。待国家公派项目结果发布后，由研究生院统一将录取结果导入研究生教育系统中，获批的申请人系统状态将直接进入后续“出国（境）审批”环节。

（2）学校公派申请

根据申报的项目（国际会议、短期交流、长期交流（3个月以上）、国际联合培养项目、海外暑期学校项目、海外寒假项目、海外学期交换生项目）选择相应标签页进行填报，并上传附件。

申请国际会议、短期交流、长期交流（3个月以上），在完成报名后，无需审批，直接进入“出国（境）审批”环节；

申请国际联合培养项目、海外暑期学校项目、海外寒假项目、海外学期交换生项目等其他学校公派项目，在完成报名后，需经由导师、学院、研究生院审批通过后方可进入后续“出国（境）审批”环节。

如有拟留学机构不在系统机构库的情况，请申请人联系研究生院进行增补。

（二）出国（境）审批

出国（境）审批包括以下几个环节：

1、个人申请

在系统“国际交流-出国（境）管理”中，找到相应出国（境）事由的记录（由上一步流转过来的记录，不可直接发起申请）并发起出国（境）申请。根据页面提醒填写相应实际出国（境）信息并上传附件。

①出国（境）路线：按照“出境城市-出访目的地城市-入境城市”的格式填写，不用体现中转、经停城市（中转、经停城市不得停留，更不得产生住宿等无关出访的费用），如北京—巴黎—北京。如出入境城市不是北京，请如实填写实际出入境城市。

②计划出国（境）日期和计划抵达国（境）日期：填写从我国境出发到回到我国境内的日期。出访天数为在外执行公务时间（邀请信上写明的出访时间）加往返路程时间。路程计算原则上，亚洲近邻国家和港澳台地区去程审批一天，返程审批一天，共两天路程；欧美国家去程审批一天，返程审批两天，共三天路程；非洲、南美等路程较远国家可根据航班实际情况酌情考虑审批共四天路程。如有特殊情况确需增加路程天数，需要提交出访天数情况说明，写明航班情况，附查询航班信息截图。

③资助来源：根据实际情况选择申请资助的来源。

如申请研究生院资助，请选择“申请研究生院资助”，详见：

https://grd.bit.edu.cn/gjjl/xnlhpyxm/bslc_xn/168e55f849084539aa3f8c5678d61d02.htm；

如出访经费使用的是导师名下的经费卡，请选择“申请导师资助”；

如出访经费使用的是校内其他老师名下或其他部门的经费卡，请选择“校内其他资助”，填写资助方、资助金额及经费卡号，并上传校内其他资助证明材料（无固定格式，写明经费名称、经费卡号、拟资助金额及经费负责人签字）。

④航班信息：根据填写的抵离我国境内的航班路段的航班选填航司类型（即国（境）外中转航班除外）。如抵离我国境内的航班路段包含国外航空航司，航司类型应选国外航司。航班号填写计划乘坐的往返我国境的航班，包括中转航班。如选择国外航司，请选择乘坐国外航司的理由并上传证明材料证明理由合理；如选择国内航司（非政采），请选填乘坐非政采航班的理由并上传证明材料证明理由合理；如赴港澳地区乘坐高铁等交通工具的，请选择其他交通方式，航班号处可填写乘坐的具体交通方式。

⑤日程安排：出访内容填写应详实，出访任务饱满。申请人请写明哪天从中国境内启程并抵达执行任务城市，哪天从境外返程，哪天抵达境内，日程表首尾离抵我国境内的两天日程里“国家”应填写中国，城市应填写出入我国境的城市（申请人在国（境）外执行长期出访任务期间需前往其他国家/地区执行学术出访任务的按实际出发国家和城市填报），注意，欧美国家返程有时差，一般情况从境外返程到入境我国需两天时间，请按实际填报申请，以防申请人未考虑时差出现超期入境问题。

⑥出国（境）邀请函：应上传境外邀请方出具的正式邀请函。境外邀请方应为非中方机构、中资机构及我国驻外使领馆的境外单位；邀请方发来的电子邮件不属于正式邀请函。邀请函须由邀请单位信函纸出具，包含出访人姓名、出访时间、地点、事由、费用来源；邀请人职务、联系方式、亲笔签名（欧洲部分国家开始实行不允许更改格式的电子签，有签名时间，该方式也认可）。

短期出访日本提交的邀请信为日方出具的“三书一表”，即招聘理由书、身元保证书、滞在予定表，格式可在日本驻华使领馆网站查看，长期出访日本应提交邀请信和在日滞留资格等材料。

请在系统上传邀请信扫描件及中文翻译件，中文翻译件可自行翻译，包括邀请信内的主要内容，要点要逐一翻译。

（以上内容①②⑤⑥由国际处解释，③由研究生院解释，④由计财部解释）

2、学院材料初审

学院干事负责对申请人的出国（境）信息及附件材料进行形式初审。

3、导师审批

导师负责对研究生是否可以出国（境）及是否资助进行审批。导师如资助，需在系统中填写资助类别、拟资助的金额及资助经费卡号。如导师使用非个人名下的经费卡进行资助，需退回申请人修改资助来源为校内其他资助后重新提交。

4、学院审批

学院领导负责学院审批。

5、研究生院复核

研究生院就申请人的出国（境）信息及附件材料进行复核并就申请资助的材料进行资助批复。

6、研究生院经费确认

研究生院经费负责人就经费资助情况进行确认。

7、计划财务部审核

计划财务部就申请人乘坐航司类型情况、是否欠缴学费及出国（境）使用的经费卡进行审核。

8、国际交流合作处审核

国际交流合作处就申请人的出国（境）信息及附件材料进行复核并制发《北京理工大学学生出国（境）证明》。证明材料一经制发，所有信息均无法修改。申请人根据系统通知消息前往相应地点领取纸质版证明。

（三）回国（境）管理

顺利完成出访任务的学生需在回国（境）2周内前往研究生教育系统“国际交流-出国（境）管理”中，找到相应出国（境）事由的记录，在操作栏点击回国（境）管理。

1、线上系统申报

根据页面提示，在系统中完成“在境外期间保密事项情况”回访、填写回国（境）总结（不少于1000字）、上传相关证明材料并根据实际出访经费开销情况结合出访费用标准填写出国（境）费用结算单。学生提交后需经由导师、学院审核及研究生院、国际交流合作处确认。

2、线下办理报销

使用导师经费、研究生院经费或其他校内部门资助的同学，需线下办理报销相关凭证的相关审核签字。

（1）申请研究生院资助的同学，需携带出国（境）费用结算单（系统中下载）、网上报账单（根据研究生院批复的经费卡号预约）前往研究生院签字。

（2）申请导师经费、校内其他部门资助的同学，请同步办理相关经费负责人签字及预约报账单等工作。

（3）完成上述经费负责人签字后，请携带出国（境）费用结算单（系统中下载）和相关票据（当次出访的机票或行程单、住宿费发票等可证明出访执行情况的票据）至国际交流合作处线下领取出国（境）证明的地点办理出访情况确认及签字并领取纸质《北京理工大学学生出国（境）证明》原件。

（4）完成以上签字确认后，请携带出访使用所有经费卡的网上报账单、《北京理工大学学生出国（境）证明》原件、出国（境）费用结算单及所有出访费用凭证投递至两校区自助报账投递机，由计划财务部完成报销工作。

五、其他说明

    1、研究生出国（境）进行的学术科研活动应围绕研究生的研究方向和论文工作进行。

    2、研究生须提前办理出国（境）申报手续，在获得了出国（境）证明后方可派出；对于事先未办理出国（境）审批手续的，不予补办，学生自行承担后果。

    3、原则上不得延长在外期限。确因科研任务需要，需延长在境外停留期限的研究生，须提前两周在系统中提出申请，审批通过后才能延期。

    4、如出国（境）任务产生如延期、更换留学目的地等变更的情况，需及时在系统中进行变更申请，通过审批方可生效。

    5、研究生须认真阅读并知悉外事纪律提醒并承诺将严格按要求执行，凡未经批准、备案擅自出国（境）者、擅自更改出访时间、擅自延长在外停留时间、逾期不返，擅自增加出访城市、超期入境等违反外事纪律规定的，将无法报销出访费用并根据《北京理工大学研究生学籍管理规定》进行处理。

    6、定向培养和非全日制培养的研究生在以学生身份办理出国（境）申报手续时须提交定向单位同意函。

    7、研究生申请出国（境）时间应在毕业时间之前，由于出国（境）导致的无法毕业或延期毕业，由研究生和导师自行负责。

    8、研究生出国（境）期间，导师和学院负责研究生学习、科研和其它日常管理，发现问题学院应及时报告至研究生院和国际合作交流处。

国际交流合作处：68914207/68912389

研究生院：68918605

计划财务部：68918277（欠缴学费情况咨询）

68912302（经费卡、乘坐航司类型情况咨询）